Siklus Pendapatan
Penerimaan Kas dan Pembelian kas
Penerimaan Kas dan Pembelian kas
Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berlangsung dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan2 tersebut.
Tujuan utama siklus pendapatan adalah menyediakan produk yang tepat di tempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai
Outline
- Aktivitas usaha umum dan operasi pemrosesan data terkait
- Keputusan dalam siklus pemrosesan
- Pemahaman siklus pendapatan
- Identifikasi ancaman utama dalam siklus pendapatan.
- Pemahaman model data (diagram REA) dalam siklus pendapatan
AKTIVITAS BISNIS SIKLUS PENDAPATAN
Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berlangsung dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan2 tersebut.
Tujuan utama siklus pendapatan adalah menyediakan produk yang tepat di tempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai.
Empat aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan :
- Penerimaan pesanan dari para pelanggan
- mengambil pesanan pelanggan
- Persetujuan kredit
- Memeriksa ketersediaan persediaan
- Menjawab permintaan pelanggan
- Pengiriman barang
- Ambil dan pak pesanan
- Kirim pesanan
- Penagihan dan piutang usaha
- Penagihan
- Pemeliharaan data piutang usaha
- Pengecualian : Penyesuaian rekening dan penghapusan
- Penagihan kas
PENGENDALIAN : TUJUAN, ANCAMAN, DAN PROSEDUR
Didalam siklus pendapatan, SIA yang didesain dengan baik harus menyediakan pengendalian yang memadai untuk memastikan bahwa tujuan2 berikut ini dicapai :
- Semua transaksi telah diotorisasikan dengan benar
- Semua transaksi yang dicatat valid (benar2 terjadi)
- Semua transaksi yang valid, dan disahkan, telah dicatat
- Semua transaksi dicatat dengan akurat
- Aset dijaga dari kehilangan ataupun pencurian
- Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif
Ancaman dan Prosedur Pengendalian pada Entry Pesanan Penjualan
| Ancaman | Prosedur Pengendalian |
| 1. Pesanan konsumen yang tidak lengkap atau tidak akurat | edit checks pada entry data |
| 2. Penjualan kredit kepada konsumen dengan kredit yang jelek | Persetujuan kredit oleh manajer kredit, bukan fungsi penjualan; catatan yang akurat pada saldo konsumen |
| 3. Legitemasi pesanan | Tandatangan pada dokumen kertas, tandatangan digital dan sertifikat digital pada e-business |
| 4. Stockouts, carrying costs dan markdowns | Sistem pengendalian persediaan |
Ancaman dan Prosedur Pengendalian pada PENGUMPULAN KAS
| Ancaman | Prosedur pengendalian |
| 1. Pencurian kas | Pemisahan tugas; minimalisasi penanganan kas; pengaturan lockbox ; depositokan semua penerimaan; Rekonsiliasi periodik laporan bank dengan catatan oleh orang yang tidak terkait dengan penerimaan kas |
Pengendalian Umum
| Ancaman | Prosedur pengendalian |
| 1. Kehilangan Data | Backup dan prosedur disaster recovery; pengendalian akses (fisik dan logik) |
| 2. Kinerja yang buruk | Persiapan dan review laporan kinerja |
Aktivitas bisnis siklus penerimaan : Pengiriman
Aktivitas dasar kedua dalam siklus penerimaan – penyiapan pesanan konsumen dan pengiriman barang – terdiri atas 2 tahapan :
- Pengambilan dan pengepakan pesanan
- Pengiriman pesanan
Aktivitas bisnis siklus penerimaan
Penagihan dan Piutang
Aktivitas dasar ketiga adalah :
- Penagihan pada konsumen
- Update piutang
Aktivitas bisnis siklus penerimaan
Pengumpulan Kas
Langkah keempat ini melibatkan:
- Penanganan kiriman uang dari konsumen
- Depositokan kiriman uang tsb ke bank
Aktivitas bisnis siklus penerimaan
Langkah keempat ini melibatkan:
- Penanganan kiriman uang dari konsumen
- Depositokan kiriman uang tsb ke bank
Keputusan Penting dalam Siklus Penerimaan
- Tujuan utama siklus penerimaan adalah menyediakan produk yang tepat pada tempat yang tepat pada waktu yang tepat dan pada harga yang tepat.
- Bagaimana perusahaan mencapai tujuan ini?
- Untuk mencapai tujuan utama siklus penerimaan, manajemen harus memutuskan keputusan penting berikut :
Keputusan Penting dalam Siklus Penerimaan
- Sampai sejauh mana dan haruskah produk disesuaikan dengan kebutuhan dan keinginan konsumen tertentu?
- Berapa banyak persediaan yang harus tersedia, dan dimana persediaan itu harus ditempatkan?
Entry Pesanan Penjualan (Aktivitas 1)
- Fungsi entry pesanan penjualan melibatkan 3 aktivitas:
- Menanggapi permintaan konsumen
- Pengecekan dan persetujuan kredit konsumen
- Pengecekan ketersediaan persediaan
Entry Pesanan Penjualan (Aktivitas 1)
- Bagaimanapun pesanan konsumen diterima, edit checks berikut dibutuhkan:
- Validity checks
- Completeness test
- Reasonableness tests
- Persetujuan Kredit
- Otorisasi umum
- Limit kredit
- Otorisasi khusus
- Limit checks
Pengiriman(Aktivitas 2)
- Pekerja gudang bertanggunjawab untuk memenuhi pesanan konsumen dengan menghilangkan barang dari persediaan
- Keputusan kunci dan kebutuhan informasi:
- Penentuan metode pengiriman .
- in-house
- outsource
Penagihan dan Piutang (Aktivitas 3)
- 2 aktivitas dilakukan pada tahap siklus penerimaan ini:
- Penagihan konsumen
- Memelihara rekening konsumen
- Keputusan kunci dan kebutuhan informasi:
- Penagihan yang akurat
Penagihan dan Piutang (Aktivitas 3)
- Jenis sistem penagihan:
- Pada sistem postbilling, taghian disiapkan setelah konfirmasi bahwa barang sudah dikirimkan
- Dalam sistem prebilling, tagihan disiapkan (tapi tidak dikirim) saat pesanan disetujui.
Persediaan, piutang, dan buku besar diupdate pada tahap ini.
Pengumpulan Kas (Aktivitas 4)
- 2 area yang terlibat dalam aktivitas ini :
- Kasir
- Fungsi Piutang
SIKLUS PENGELUARAN :
PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS
Siklus pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa
Tujuan utama siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi.
AKTIVITAS BISNIS SIKLUS PENGELUARAN
Tiga aktivitas bisnis dalam siklus pengeluaran :
1. Memesan barang, perlengkapan, dan layanan
a. permintaan pembelian
b. membuat pesanan pembelian
c. meningkatkan efisiensi dan efektivitas
2. menerima dan menyimpan barang, perlengkapan dan layanan
a. meningkatkan efisiensi dan efektivitas
3. Membayar barang, perlengkapan dan layanan
a. Menyetujui faktur penjualan dari vendor untuk dibayar
AKTIVITAS BISNIS SIKLUS PENDAPATAN
Empat aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan :
- Penerimaan pesanan dari para pelanggan
- mengambil pesanan pelanggan
- Persetujuan kredit
- Memeriksa ketersediaan persediaan
- Menjawab permintaan pelanggan
- Pengiriman barang
- Ambil dan pak pesanan
- Kirim pesanan
- Penagihan dan piutang usaha
- Penagihan
- Pemeliharaan data piutang usaha
- Pengecualian ( Penyesuaian rekening dan penghapusan )
- Penagihan kas
1.MENERIMA PESANAN
Setelah tabel pelanggan dan persediaan diperbaharu, maka pesanan oleh pelanggan baru dan pesanan untuk barang persediaan baru dapat dicatat.
- Manajer toko mengrim pesana dengan detail seluruh buku, misalnya ISBN,pengarang,judul, tahun terbit, dan jumlah.
- Petugas pencatatan pesanan memasukkan data pesanan ke dalam komputer. Sistem kompiter memeriksa apakah pesanan adalah dari pelanggan lama, jika pesanan adalah pelanggan baru,maka petugas membuat record pelanggan di tabel pelanggan. Kemudian sistem akan memeriksa untuk menentukan apakah persedian ada.
- Informasi pesanan dicatat di tabel pesanan dan perincian_pesanan oleh sistem komputer.
- Sistem komputer juga memperbarui field jumlah_di_tangan di tabel persediaan.
- Petugas mencetak dua salinan pesanan penjualan. Petugas mengirimkan satu salinan pesanan penjualan ke gudang sebagai slip pengambilan.Salinan kedua bertindak sebagai slip pengepakan dan dikirimkan ke departemen pengiriman.
2. MENGAMBIL BARANG
- karyawan menggunakan slip pengambilan gudang untuk mencari barang-barang yang akan si ambil.
- Kemudian mencatat jumlah yang sebenarnya yang terdapat pada slip penggambilan, dan mengirimkan barang tsb ke departemen pengiriman.
3. PENAGIHAN DAN PIUTANG USAHA
1.Pada akhir hari, petugas piutang menelaah slip pengepakan dan konsumen yang diberikan oleh pengirim serta membandingkannya dengan record pengiriman.Petugas akan memeriksa untuk memastikan bahwa seluruh slip pengepakan yang diterima pada daftar pengiriman yang belum tertagih.
2. Pelanggan menerima faktur atau rekening pelanggan dan menyobek potongan faktur.
3. Salinan data tersebut diserahkan ke masing-masing bagian dengan nota pengiriman uang.
Menerima Kas ( E5 )
Menjelaaskan proses penerimaan sebagai berikut:
- Pelanggan menerima faktur atau rekening pelanggan dan menyobek potongan faktur yang memasukkan pelanggan # maupun jumlah faktur ( - faktur ) yang belum dibayar. Pelanggan mengirimkan potongan tersebut ( juga dikenal sebagai nota pengiriman uang ) bersama dengan cek.
- Bersama dengan karyawan lainnya, petugas surat membuka surat setiap hari serta mengambil cek dan nota pengiriman uang.
- Dua salinan daftar nota pengiriman uang, yang menunjukkan pelanggan# dan jumlah yang dibayar oleh setiap pelanggan, dibuat , dengan total dibagian bawah. Satu salinan diserakkan ke kasir dengan cek, dan salinan lainnya diserahkan ke petugas piutang usaha dengan nota pengiriman uang.
Mencatat Penerimaan ( E6 )
Mencatat penerimaan kas dan mengurangi saldo pelanggan merupakan tanggung jawab petugas piutang usaha:
Petugas pitang usaha mengirimkan ke setiap pelanggan kredit untuk pembayaran dengan mencatat penerimaan kas ditabel penerimaan kas dan perincian penerimaan kas. Petugas membandingkan total di jurnal penerimaan kas dengan daftar nota pengiriman uang. Jika sama, petugas memposting batch tersebut, yang memperbarui saldo tertagih di rekening pelanggan dan menambahkan record ke tabel transfer buku besar.
Setiap penerimaan petugas memilih menu D6 pada menu siklus pendapatan untuk mencetak jurnal penerimaan kas ( cash receipts journal ), petugas memerintahkan sistem untuk hanya mencetak penerimaan kas yang belum di posting saja. Jadi, daftar tersebut hanya akan memasukkan penerimaan kas yang baru yang telah terjadi sejak saat terakhir jurnal penerimaan kas di cetak dan record penerimaan kas di posting.
Memposting Record
Sejak jurnal penerimaan kas dicetak dan ditelaah, waktunya untuk memposting record penerimaan kas. Ketika pengguna memilih C1 dari menu siklus pendapatan, operasi berikut ini akan terjadi :
- Record penerimaan kas dimodifikasi dengan menempatkan tanggal sekarang di field tgl post. Saldo tertagih direcord tabel induk pelanggan berkurang ( tidak ditunjukkan ).
- Record faktur yang ditunjukkan dimodifikasi dengan mencatat jumlah yang dibayar. Field tgl post ditabel faktur penjualan adalah tanggal posting faktur, bukan tanggal posting penerimaan kas.
- Record ditambahkan ke tabel transfer buku besar yang akan digunakan untuk memperbarui akun buku besar ketika buku besar diposting. Kredit dicatat sebagai angka negatif.
Menyetorkan Kas ( E7 )
Pada akhir hari, kasir menyiapkan penyetoran . untuk membuat record setoran dan mencetak slip setoran, kasir memilih menu B5. Jika kasir memilih save, record setoran dibuat, dan record penerimaan kas dimodifikasi untuk menunjukkan setoran# sebagaimana ditampilkan. Slip setoran kemudian di cetak.
Tabel setoran tidak digunakan untuk memperbarui akun kas di buku besar. Ini dilakukan dengan memposting informasi di tabel transfer buku besar ke tabel induk buku besar. Meskipun record setoran tidak memiliki pengaruh langsung terhadap buku besar, ini merupakan record penting karena digunakan pada rekonsiliasi bank.
Record setoran juga sangat berguna sebagai jejak audit. Setoran # pada record setoran memungkinkan auditor untuk mencari penerimaan kas tertentu yang telah disetorkan, dan penerimaan kas dapat ditelusuri ke faktur penjualan asli. Melalui proses ini jumlah penjualan didukung oleh informasi setoran di bank.
Merekonsiliasi Kas
Pengandalian yang diberikan oleh pembendingan periodik lainnya
Selain pembandingan harian dari total penerimaan kas dengan slip setoran, pembandingan yang cukup sering lainnya dapat dilakukan untuk meningkatkan pengendalian internal. Ada 2 pembandingan antara lain:
- Pembandingan slip setoran dengan komunikasi dari bank. Ini menyebabkan penemuan kesalahan oleh kasir atau kesalahan oleh bank,
- Membandingkan laporan buku besar piutang usaha dengan saldo piutang usaha dibuku besar.
Aktivitas Bulanan
Beberapa aktivitas pelaporan dan pemrosesan dilakukan secara periodic, dalam banyak kasus setiap bulan. Elerbe melakuakn operasi berikut ini disetiap akhir bulan.
- Mengirim rekening pelanggan. Penerimaan kas dari merupakan hasil langsung dari pengirim faktur dan pelanggan. Elerbe mengirim rekening ke pelanggannya dengan harapan bahwa pelanggan akan membaca rekening tersebut dan membayar faktur terdftar yang belum dibayar. Elerbe tidak menentukan biaya pendanaan pada pelanggannya. Pelanggannya terutama merupakan took buku yang sering kali lambata membayar, tetapi jarang atau gagal membayar. Tidak ada satu pun pesaing Elerbe yang menentukan biya pendanaan sehingga meskipun Elerbe menentukan biaya pendanaan, sehingga meskipun Elerbe menginginkanannya, maka tidak akan kompetitif. Namun apabila jumlah pelanggan meningkat, Elerbe harus menempatkan pelanggan pada siklus 4 mingguan.
Sebagaimana akan dijelaskan secara singkat terdapat 2 jenis rekening pelanggan: terdapat 2 jenis rekening pelanggan: open item dan balanced forward.
- Mencetak laporan umur utang piutang usaha. Sekali sebualn, manajer kredit mencetal laporan umur terinci yang menunjukkan saldo pelanggan dan faktur-faktur yang belum dibayar. Laporan mengorganisasikan saldo menurut sejumlah waktu dimana fatur tersebut jatuh tempo (1-30 hari, 31-60 hari, 61- 90 hari, dan > 90 hari). Laporan umur piutang usaha atau laporan lainnya yang mendaftar semua faktur yang belum dibayar, menyediakan jejak audit bagi auditor yang sedang berupaya untuk memverifikasi jumlah piutang usaha yang dilaporkan pada neraca. Total di bagian bawah laporan umur piutang harus sesuai dengan saldo piutang usaha si buku besar.
- Menghapus record. Record historis dan yang tidak diperlukan diakumulasikan sampai dimana record tersebut memakan ruang penyimpanan online yang terbatas dan memperlambat proses seperti menambah record ke basis data dan memperbarui field ringkasan. Kita gunakan istilah menghapus untuk mengartikan penghapusan record sistematis. Karena perusahaan mungkin memiliki ribuan pelanggan dengan ribuan record pesanan penjualan, pengirirman, faktur dan penerimaan kas, maka perusahaan perlu membersihkan ruang online yang digunakan record yang tidak lagi diperlukan.
Sampai dimana record faktur dapat dihapus tergantung pada apakah perusahaan menggunakan system open item atau balance forward.
Sistem Open Item
Aturan untuk system open item adalah sbb: semua record untuk faktur yang belum dibayar harus disimpan secara online. Faktur-faktur yang telah dibayar tidak perlu disimpan secara online kecuali jika dibayar bulan sekarang. Salah satu variasi logis pada aturan ini adalah kebijakan untuk tidak menghapus record faktur yang dibayar sampai cek pelanggan dkliring oleh bank.
Menghapus apabila digunakan system open item tidak ada faktur yang dibayar yang muncul pada rekening, kecuali untuk faktur-faktur yang dibayar selama periode rekening. Oleh karena itu, record yang berkaitan dengan faktur yang dibayar dapat diarsipkan dan kemudian dihapus meliputi record faktur Penjualan, perincian B/B, faktur penjualan, perincian pengririman, dan perincian pesanan. Dalam hal ini, semua record harus tetap online sampai disisi pesanan dipenuhi atau dibatalkan.
System Balance Forward
Sekarang asumsikan bahwa Elerbe menggunakan system balance forward bukan system open item. Baik rekening pelanggan menurut open item dan balance forward menunjukkan saldo tertagih yang sama. Akan tetapi, rekening pelanggan menurut system balance forward untuk bulan juni menunjukkan perincian jumlah yang dipindahkan dari bulan mei. Pelanggan mungkin tidak yakin apa yang ditunjukkan oleh rekenin ini. Pelanggan komersial (sector bisnis) biasanya meminta rekening open item karena menyiapkan dokumentasi transaksi yang lebih baik. Pelanggan biasanya menerima rekening balance forward.
Menghapus dan Memperbarui didalam system balance forward. System balance forward dapat sangat mengurangi jumlah detail yang harus dipelihara perusahaan secara online. Setelah rekening pelanggan dicetak, field balance forward di record pelanggan diperbarui dan record faktur dan pembayaran terinci tidak lagi diperlukan online. Record transaksi dapat dipersiapkan ke penyimpanan offline dan kemudian dihapus dari peyimpanan online.
Sistem Forward untuk Modul Akuntansi Lainnya
Buku Besar
Semua aplikasi buku besar menggunakan pendekatan balance forward. Sebagai contoh, apabila proses pembersihan (purging) dilakukan setiap tahun, neraca saldo kapanpun selama tahun 2006 akan menunjukkan saldo awal untuk kas pada 1 januari 2006 dan semua transaksi kas untuk tahun tersebut. Saldo awal 1 Januari 2006 akan disimpan di filed balance forward pada record induk buku besar untuk kas. Detail transaksi 2006 akan disimpan pada record pembayaran kas dan penerimaan kas yang dibuat selama 2006.
Rekening Bank
Bank Anda menggunakan system balance forward untuk memelihara jejak saldo pelanggan. Rekening Bank Anda dimulai dengan balance forward dari rekening bulan lalu, kemudian menunjukkan semua transaksi bulan ini.
Jenis Lain Siklus Pendapatan
Pembayaran Tunai
Berdasarkan system pembayaran tunai (cash and carry system) pelanggan memasuki toko, mengambil produk yang dikehendaki, membawanya ke kas dan membayar tunai. Tidak ada pesanan pelanggan yang dilacak dan tidak perlu menagih pelanggan atau melacak berapa utang mereka. Dengan sangat sedikitnya record akuntansi yang diperlukan dan sedemikian banyak kas yang diterima selama hari itu, maka terdapat resiko yang cukup besar bahwa kas bisa saja dicuri oleh perampok atau seseorang di perusahaan. Untuk mini market, dimana hanya satu karyawan yang menjalankan operasi pada suatu waktu tertentu, karyawan yang menangani kas juga merupakan seseorang yang mencatat transaksi pada register kas. Salah satu pengendalian paling penting padaoperasi pembayaran tunai adalah register kas. Setiap penjualan harus dicatat dengan memasukkan pada register kas dan memberikan tanda bukti penerimaan dan pengembalian. Apabila karyawan mengambil uang dari pelanggan tanpa mencatat penjualan, maka karyawan tersebut dapat saja menyimpan uang karena tidak ada record bahwa uang tersebut telah diterima.
Penjualan dengan kartu Kredit
Penjualan dengan kartu kredit memberikan manfaat yang sama dengan penjualan tunai. Peritel memiliki resiko yang sangat sedikit, dan kas dari penjualan dengan kartu kredit diterima dalam beberapa hari. Kelemahannya adalah biaya atas layanan tersebut, yang dapat berkisar antara 1,5 sampai 3 persen dari penjualan. Sedikit biaya per transaksi juga dibebankan oleh bank pedagang. Selain itu, terdapat beban “rekening” bulanan. Banyak penyedia layanan peritel dan konsumen yang tidak mampu bersaing tanpa kartu kredit. Toko serba ada, hotel, penerbangan dan restoran adalah contoh-contohnya.
